Informace o zpracování osobních údajů pro potenciální zákazníky a zákazníky

Finanční rodina, s.r.o. zpracovává Vaše osobní údaje v roli správce osobních údajů. Finanční rodina, s.r.o. věnuje velkou pozornost ochraně a zabezpečení Vašich osobních údajů. Pro bližší vysvětlení a Vaši lepší orientaci jsme pro Vás připravili toto Informační memorandum – Informace o zpracování osobních údajů pro potenciální zákazníky a zákazníky Finanční rodina, s.r.o. (dále jen „Informační memorandum“), který popisuje, jak nakládáme s osobními údaji, které o Vás shromažďujeme a zpracováváme.

Kdo jsme?
Finanční rodina, s.r.o. se sídlem  Sokolská třída 1263/24, 702 00 Ostrava, společnost zapsána v obchodním v obchodním rejstříku Krajský soud v Ostravě, Oddíl C, Vložka 58938 , vykonávající činnost zprostředkovatele finančních produktů. Finanční rodina, s.r.o. je regulovaným subjektem pod dohledem České národní banky, Finančního arbitra, Finančního analytického úřadu a dalších orgánů veřejné moci. 

Finanční rodina, s.r.o. provádí činnost prostřednictvím svých spolupracovníků a zaměstnanců, kteří jsou ve smluvním vztahu s Finanční rodina, s.r.o. a jsou pověřeni ke zpracování osobních údajů v rozsahu dále uvedeném. Vaše osobní údaje zpracováváme na území Evropské unie.

Jaké údaje o Vás zpracováváme?
V rámci naší hlavní činnosti zprostředkovatele finančních služeb o Vás zpracováváme různé kategorie osobních údajů, na základě kterých by bylo možné identifikovat daný subjekt údajů. Těmito kategoriemi jsou:

  • identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, adresa, datum narození, rodné číslo, telefon, e-mailová adresa);
  • údaje vztahující se k předmětné smlouvě (např. pojištění – technický průkaz vozidla);
  • údaje pro zjištění potřeb a požadavků zákazníka (např. povolání, rodinné poměry, vzdělání, provozované sporty a koníčky, údaje získané na základě záznamů z jednání);
  • další Vámi dobrovolně poskytnuté údaje pro poskytnutí služby finančního plánování. Finanční rodina, s.r.o. dále může poskytovat služby  a zprostředkovávat uzavření smlouvy i v dalších oblastech mimo trh s finančními produkty. V takových případech o Vás zpracováváme údaje, které jsou potřebné pro uzavření smlouvy, obhajobu našich právních nároků a pro účely plnění našich právních povinností (např. osobní údaje potřebné pro dodržení požadavků AML zákona). Mezi takové služby patří:
    • Advalo - služby servisního poradenství
    • e-mailingová platforma Smartemailing
    • CRM systém Raynet
    • fakturační systém Fapi
    • poskytovatel e-mailových schránek Google Inc.

Pro jaké účely se zpracovávají Vaše osobní údaje?

Právní základy zpracování:

a) Plnění povinností vyplývajících zejména z následujících právních předpisů:
Poskytnutí některých osobních údajů stanovují jednotlivé oborové zákony, jako předpoklad pro poskytnutí služby finančního zprostředkování. V případě neposkytnutí právními předpisy požadovaných osobních údajů Vám nemusí být poskytnuty požadované služby ze strany Finanční rodina, s.r.o. nebo nebude možné zprostředkovat uzavření smlouvy.

  • zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (dále a výše jen „AML zákon“) – pro plnění povinnosti vyplývající z AML zákona při zprostředkování všech finančních služeb, vyjma neživotního pojištění, a dále u poskytování dalších služeb či pro zprostředkování uzavření smluv, kde má Finanční rodina, s.r.o. povinnost plnit požadavky AML Zákona. Pro plnění povinností vyplývajících z AML zákona o Vás zpracováváme po dobu deseti let od ukončení obchodního vztahu zejména: jméno a příjmení, rodné číslo, a nebylo-li přiděleno, datum narození, dále místo narození, pohlaví, trvalý nebo jiný pobyt a státní občanství (u podnikajících fyzických osob pak obchodní firmu, odlišující dodatek nebo další označení, místo podnikání a identifikační číslo osoby), druh a číslo průkazu totožnosti, stát, popřípadě orgán, který jej vydal, a dobu jeho platnosti, kopii průkazu totožnosti, povolání, telefonní číslo a e-mailovou adresu, údaj, zda jste či nejste politicky exponovanou osobou nebo osobou, vůči níž ČR uplatňuje mezinárodní sankce podle zákona o provádění mezinárodních sankcí;
  • zákon č. 256/2004 Sb., o podnikání na kapitálovém trhu – pro plnění povinností dle tohoto zákona zpracováváme po dobu 5 let (nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší) zejména předsmluvní a smluvní dokumentaci, záznamy a dokumenty týkající se investičních služeb a obchodů dostatečné k tomu, aby na jejich základě mohla ČNB v rozsahu stanovenými právními předpisy sledovat dodržování požadavků právních předpisů;
    zákon č. 257/2016 Sb., o spotřebitelském úvěru – pro plnění povinností dle tohoto zákona po dobu 5 let (v případě zprostředkování smlouvy), nebo po dobu 1 roku (v případě zamítnutí žádosti o poskytnutí spotřebitelského úvěru ze strany finanční instituce) – nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší, zpracováváme předsmluvní a smluvní dokumentaci;
  • zákon č. 427/2011 Sb., o doplňkovém penzijním spoření – pro plnění povinností dle tohoto zákona zpracováváme po dobu 10 let od okamžiku výkonu činnosti směřující k uzavření smlouvy, příp. po dobu 10 let od uzavření smlouvy o doplňkovém penzijním spoření (3 roky v případě záznamů komunikace zachycující jednání o uzavření doplňkového penzijní spoření) zejména předsmluvní a smluvní dokumentaci;
  • zákon č. 170/2018 Sb., zákon o distribuci pojištění a zajištění;
  • zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, pro plnění povinností vyplývající z tohoto zákona jsou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu promlčecí doby, tj. po dobu 15 let (nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší);
  • zákon č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, pro plnění povinností vyplývající z tohoto právního předpisu jsou Vaše osobní údaje zpracovávány po dobu zákonné promlčecí doby, tj. po dobu 15 let (nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší).

V případě zahájení soudního, správního či jiného řízení, vztahujícího se k Vašim osobním údajům, Finanční rodina, s.r.o. zpracovává Vaše osobní údaje po celou dobu trvání takového řízení, a to v nezbytném rozsahu. Finanční rodina, s.r.o. plní své zákonné povinnosti v rámci poskytování součinnosti České národní bance, soudům, orgánům činným v trestním řízení, exekutorům, notářům, insolvenčním správcům a dalším orgánům veřejné moci dle příslušných právních předpisů.

b) Plnění smlouvy, poskytnutí služby a/nebo opatření přijatá před uzavřením smlouvy, poskytnutím služby:
Finanční rodina, s.r.o. zpracovává osobní údaje již od doby započetí jednání o uzavření smlouvy/poskytnutí služby s potenciálním zákazníkem, který projevil zájem o zprostředkování smlouvy/služby. Finanční rodina, s.r.o. zpracovává osobní údaje pro účely realizace Vámi požadovaného smluvního vztahu či požadované služby. Osobní údaje Finanční rodina, s.r.o. zpracovává v rámci přípravných jednání pro účely posouzení Vašich požadavků a potřeb, zkušeností a znalostí v oblasti finančních služeb, Vaší finanční situace, majetkových a rodinných poměrech, zaměstnaní a/nebo podnikatelské činnosti, vzdělání apod. V souvislosti s uzavřením smlouvy jsou zpracovávány také osobní údaje, které jsou potřeba pro uzavření smlouvy s danou finanční institucí, přičemž u takových osobních údajů Finanční rodina, s.r.o. vystupuje v roli zpracovatele osobních údajů.
Tyto osobní údaje se zpracovávají po dobu trvání smluvního vztahu s Vaší osobou a následně do doby promlčení možných nároků z tohoto smluvního vztahu vyplývajících, pokud jiný právní předpis nestanoví lhůtu delší. V případě, kdy nedojde k uzavření smlouvy a/nebo k poskytnutí služby, jsou osobní údaje v interním systému zpracovávány max. po dobu 12 měsíců, následně dochází k jejich archivaci až do doby promlčení všech případných nároků vyplývajících z jednání a činností souvisejících s jednáním o uzavření smlouvy a/nebo poskytnutí služby, pokud jiný právní předpis nestanoví lhůtu delší.

c) Oprávněné zájmy správce:
Na právním základě oprávněného zájmu Finanční rodina, s.r.o. či třetí strany zpracováváme Vaše osobní údaje zejména v následujících
situacích:

  • zpracování osobních údajů osob, které nejsou smluvní stranou – na tomto právním základě zpracováváme osobní údaje osob, které nejsou smluvní stranou smlouvy. Jedná se zejména o údaje Vašeho partnera, dítěte, např. jakožto pojištěné osoby, osoby obmyšlené, a další osoby, jejichž osobní údaje jsou nezbytné k výkonu zprostředkovatelské činnosti;
  • marketingové aktivity při naplnění podmínky, že můžete vzhledem k okolnostem zasílání obchodních sdělení důvodně předpokládat – zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu je považováno za zpracování prováděné z důvodu oprávněného zájmu správce. Přímý marketing zahrnuje nabízení služeb, jíž je subjekt údajů zákazníkem, lze-li předpokládat existenci legitimního oprávněného zájmu správce; právní základ oprávněného zájmu se naopak neuplatní na předávání osobních údajů za účelem zasílání marketingových sdělení třetím stranám, se kterými nemá subjekt údajů relevantní existující vztah – zde by byl potřeba souhlas subjektu údajů s tímto účelem zpracování;
  • interní administrativní potřeby Finanční rodina, s.r.o. .;
  • rozvoj obchodní činnosti, tj. oslovování potenciálních zákazníků a nabízení našich služeb, služeb třetích stran;
  • předávání osobních údajů v rámci skupiny Finanční rodina, s.r.o. pro rozvoj obchodní činnosti a zajištění maximální optimalizace poskytovaných služeb v rámci synergie trhu finančních služeb a trhu s nemovitostmi v případě, kdy projevíte zájem o takové služby;
  • profilování údajů, které o Vás evidujeme, a to za účelem nabídky služeb Finanční rodina, s.r.o. , avšak bez jakýchkoliv právních důsledků pro Vaši osobu;
  • předcházení budoucím právním sporům a ochrana práv a právem chráněných zájmů Finanční rodina, s.r.o. ve vztahu k Vaší osobě, finanční instituci či další třetí osobě. Pro tyto účely o Vás může Finanční rodina, s.r.o. zpracovávat osobní údaje týkající se zdravotních nebo trestních záznamů, avšak pouze v případě, že jsou takové informace nezbytné pro stanovení, uplatnění nebo obhájení právního nároku Finanční rodina, s.r.o. Existují také další případy, kdy potřebujeme sdílet a/nebo zpřístupňovat Vaše osobní údaje, aby bylo možné je řádně zpracovávat. Mezi osoby, se kterými můžeme sdílet tyto údaje a/nebo kterým je můžeme zpřístupnit, patří např. externí dodavatelé (např. společnosti poskytující poštovní služby a tiskárny, dodavatelé informačních technologií a systémů, společnosti poskytující právní dokumenty, právní poradci a další osoby, které se podílejí na poskytování našich služeb) či orgány veřejné moci.

Jaká jsou Vaše práva při zpracování osobních údajů?
Za podmínek stanovených v GDPR máte:

  • právo na přístup ke svým osobním údajům dle čl. 15 GDPR,
  • právo opravu osobních údajů dle čl. 16 GDPR, popřípadě omezení zpracování dle čl. 18 GDPR.
  • právo na výmaz osobních údajů dle čl. 17 GDPR.
  • právo vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 GDPR a
  • právo na přenositelnost údajů dle čl. 20 GDPR.
  • právo odvolat souhlas se zpracováním písemně nebo elektronicky na adresu nebo email správce uvedený v čl. III těchto podmínek.

Dále máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů v případě, že se domníváte, že bylo porušeno Vaší právo na ochranu osobních údajů.

Z jakých zdrojů zpracovávané osobní údaje pochází?
Vaše osobní údaje zpracovávané Finanční rodina, s.r.o. pro účely výše uvedené pocházejí z následujících zdrojů:

  • údaje jste nám poskytli Vy, např. v souvislosti s poskytnutím služby, uzavřením smlouvy a/nebo dobrovolně v průběhu spolupráce/obchodního vztahu,
  • z kontaktních formulářů umístěné na doméně financnirodina.cz, financniakademie.cz a financnisvoboda.cz
  • údaje jsme získali od finanční instituce, se kterou spolupracujeme, a se kterou jsou osobní údaje sdíleny na základě smluvního vztahu,
  • od třetí osoby, která doporučila naše služby Vaší osobě,
  • od orgánů veřejné moci,
  • z veřejně dostupných zdrojů – veřejné evidence a Vámi zveřejněné údaje na internetu,
    v rámci skupiny Finanční rodina, s.r.o., Finanční svoboda, s.r.o. a Akademie osobních financí, s.r.o.

Propojení údajů

Finanční rodina, s.r.o. sdružuje údaje o Vás v interních systémech (zj. CRM, informační systém, systém pro rozesílání e-mailů). Pokud uzavíráte například další smlouvu, tyto informace budou propojeny také s Vašimi dalšími údaji, které jste nám poskytli již dříve. Tímto je zaručena aktuálnost všech dat. Důvodem je efektivní komunikace a vyšší kvalita poskytovaných služeb.

Vaše osobní údaje vždy chráníme
Finanční rodina, s.r.o. se při zpracovávání osobních údajů řídí následujícími principy:

  • veškeré osobní údaje zpracováváme vždy zákonně, korektně, spravedlivě, transparentně a zodpovědně;
  • zpracování je účelově omezené, což znamená, že zpracováváme osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely, přičemž osobní údaje nejsou dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;
  • v rámci minimalizace údajů zpracováváme přiměřené, relevantní a omezené osobní údaje, a to v rozsahu nezbytném ve vztahu k účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány;
  • zpracováváme přesné a aktualizované osobní údaje – pokud jsou osobní údaje nepřesné, zajistíme jejich opravu či případně výmaz, k čemuž můžeme požadovat Vaši nezbytnou součinnost;
  • uchováváme osobní údaje ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány;
  • chráníme Vaše osobní údaje, a to i tehdy, když najímáme externí dodavatele služeb;
  • zajišťujeme, aby všechny naše IT systémy a další úložiště, kde máme uloženy osobní údaje, byly chráněny proti přístupu neoprávněných osob k informacím (např. prostřednictvím firewallu, antivirové ochrany, přísných požadavků na hesla, přihlašování do systémů atd.);
  • když potřebujeme provést přenos osobních údajů mezi námi a stranou mimo naši společnost – například nějaké finanční instituci – ujistíme se, že používáme bezpečný způsob přenosu (např. šifrovaná e-mailová komunikace);
  • vytváříme záložní kopie našich systémů a databází, aby se předešlo neočekávané ztrátě důležitých informací, které o Vás evidujeme.

Kdo se může stát příjemcem osobních údajů?
Vaše osobní údaje poskytujeme v odůvodněných případech a jen v oprávněných případech těmto kategoriím příjemců:

  • finančním institucím, se kterými má Finanční rodina, s.r.o. uzavřenou smlouvu za účelem zprostředkování jejich finančních produktů a služeb (seznam spolupracujících finančních institucí naleznete na domovské stránce),
  • obchodním partnerům Finanční rodina, s.r.o., Finanční svoboda, s.r.o. a Akademie osobních financí, s.r.o., za účelem uzavření smlouvy či poskytnutí služby na Vaši žádost,
  • orgánům veřejné moci (ČNB, Finanční arbitr apod.) a soudům (zejm. při plnění našich zákonných povinností),
  • poskytovatelům služeb nezbytných pro výkon naší činnosti (administrativní činnosti, archivace, právní poradenství, správa pohledávek apod.).

V případě nejasností ohledně zpracování osobních údajů nás kontaktujte na adrese sídla naší společnosti, nebo na e-mailové adrese info@financnisvoboda.cz. Pokud nejste spokojeni s jakýmkoli aspektem shromažďování, sdílení nebo používání Vašich osobních údajů z naší strany, neváhejte nám to sdělit.